Внедрение информационно-коммуникационных технологий в систему государственного управления в Азербайджане вступает в новую фазу. В 2010 году наряду с началом введения электронной подписи, в государственном секторе Азербайджане запланированы сразу несколько проектов по внедрению системы электронного документооборота.
В рамках этой стратегии Государственный комитет по вопросам имущества и Министерство финансов уже объявили тендер для выбора компании для внедрения системы электронного документооборота. Вскрытие тендерных предложений в Госкомитете состоится 5 апреля, а в Минфине в конце апреля.
Нельзя не отметить, что в некоторых государственных организациях ряд компонентов по электронному документообороту уже внедрено. Но эти действия не полностью соответствуют концепции «электронного документооборота» и наверняка в ближайшие сроки будут усовершенствованы до требуемого уровня.
Сегодня можно констатировать, что процесс уже обретает вполне осязаемые контуры и создается реальная площадка для внедрения межведомственной системы электронного документооборота. Как стало известно E-Azerbaijan из информированных источников, в настоящее время на стадии разработки находится техническое задание проекта по межведомственному обеспечению электронного документооборота. Целью этого проекта является внедрение единых стандартов документооборота и обеспечение синхронизации базы данных в различных государственных организациях.
Следует отметить, что внедрение электронного документооборота позволяет обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений, повышает уровень исполнительской дисциплины и упрощает механизм ее контроля, обеспечивает оперативность предоставления услуг населению, ускоряет взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах, обеспечивает открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах, снижает расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.
Внутри организации внедрение электронного документооборота помогает существенно снизить прохождение документов. На поиск необходимого документа требуется всего несколько минут — средства поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы штрих-кодирования возможен моментальный поиск по штрих-коду. Как показывает практика, согласование документов и принятие решений по документам занимает от нескольких часов до 2-3 дней. Экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом. С обращениями граждан работа ведется оперативно и четко с соблюдением сроков — они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений.
Реализация проекта по межведомственному электронному документообороту поднимет на новый уровень обмен между государственными организациями. Так, документы из одного ведомства в другое передаются за считанные минуты, снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса, появляются инструменты для отслеживания сроков предоставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления государственных услуг. При этом документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организациях электронной подписью, внедрение которого также ожидается уже в этом году. Как признался один из чиновников, важным будет отсутствие требований дублирования бумажных документов, так как в противном случае эффект от внедрения электронного документооборота будет существенно занижен. Многого ожидают в Азербайджане и от внедрения опции поиска документов, что будет отнимать всего несколько минут и этот процесс не будет зависеть от «первоисточника».
Как сообщил E-Azerbaijan директор по продажам компании EMC в странах СНГ Вячеслав Кадников, стандартизация ИТ-систем - наиболее удобный путь развития электронного правительства, он помогает госорганам существовать в едином пространстве информации и избежать существенных затрат на интеграцию различных систем. Единый формат обмена информацией, жизненно необходимый для функционирования госорганов, наиболее полно реализовывается именно при реализации единого решения по управлению информацией, включающего не только документооборот, но и управление архивом, рабочими процессами, правилами хранения информации.
По словам В.Кадникова, практика показывает, что стандартное решение может применяться в различных госструктурах только в рамках канцелярского документооборота и межведомственного взаимодействия. Для решения этих задач имеет смысл использовать неких единый типовой продукт. Однако при этом каждый госорган должен иметь возможность развивать свою собственную установку этой платформы, решать на ее базе специфичные для него задачи, связанные с управлением информацией.
Отвечая на вопрос о возможности использования решений и накопленного опыта EMC в Азербайджане, В.Кадников отметил, что продукты EMC являются де-юре или де-факто стандартом в области управления информацией в госорганах многих стран. В частности, на базе продукта EMC Documentum функционирует единая платформа документооборота и управления информацией Правительства Германии. Система там установлена в каждом госоргане, развитием платформы занимается Федеральный административный офис, устанавливающий стандарты для межведомственного документооборота. При этом каждый госорган развивает свое приложения для собственных задач. Весь накопленный опыт в области построения систем управления документооборотом и информацией в госорганах EMC уже передает, и готово передавать в дальнейшем, государственному сектору Азербайджана.
Как передает E-Azerbaijan.info, в Азербайджане сразу несколько ИТ-компаний занимаются разработкой решений для электронного документооборота. В основном это касается именно тех компаний, которые осуществляют реализацию проектов в области
э-правительства. К примеру, решения на базе EMC Documentum в Азербайджане активно продвигает компания SINAM, которая в настоящее время ведет работы по внедрению системы контроля за деятельностью кредитных организаций в Центральном Банке Азербайджана на основе системы Documentum EMC. Как сообщил нам директор по развитию бизнеса компании SINAM Ислам Ахмедов, SINAM совместно с EMC занимается полной локализацией системы документооборота Documentum компании EMC на азербайджанский язык. «Нам в этом деле помогает огромный опыт по локализации зарубежных программыных продуктов - операционной системы Vista корпорации Microsoft, которую мы успешно осуществили в 2007-2008 гг., платформы для дистанционного обучения LMS CLIX компании IMC в 2009 году. Выход азербайджанской версии основного модуля системы документооборота WEBTOP на рынок запланирован примерно к концу апреля», - сказал Ислам Ахмедов.
