Внедрение информационно-коммуникационных технологий в систему государственного управления вступает в новую фазу. В 2011-2012 гг. в Азербайджане более быстро пойдет процесс внедрения электронного правительства. В некоторых государственных организациях ряд компонентов по электронному правительству уже внедрено. Но для перехода на новый уровень необходимо системное внедрение электронной подписи. Как передает e-Azerbaijan, несмотря на некоторую запоздалость внедрение электронной подписи, процесс на стадии ускорения и вполне возможно в течение ближайших двух лет Азербайджан станет первой страной региона, где она будет массово внедрена. Электронная подпись включает в себя ряд важнейших задач, основная из которых создание системы виртуального массового обслуживания населения и юридических лиц. Возможность идентификации личности позволит каждому из нас не выходя из дома запрашивать справки из различных государственных ведомств. Кроме того, отсутствие физического контакта между гражданином и чиновником исключит возможность коррупции.
Электронная подпись создаст предпосылки и для введения электронного документооборота. Пока это невозможно, так как электронный документооборот в большинстве случаев требует наличие идентификационной системы. А как было сказано выше, электронная подпись позволит решить эту проблему.
Отметим, что в повестке дня создание платформы для внедрения общегосударственной системы электронного документооборота. Как стало известно e-Azerbaijan, на стадии подготовки техническое задание крупного проекта по информационной системе электронного документооборота. Целью этого проекта является внедрение единых стандартов документооборота и обеспечение синхронизации базы данных различных государственных организаций.
Какими преимуществами обладает электронный документооборот? Внедрение электронного документооборота позволяет обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений, повышает уровень исполнительской дисциплины и упрощает механизм ее контроля, обеспечивает оперативность предоставления услуг населению, ускоряет взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах, обеспечивает открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах, снижает расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.
Внутри организации внедрение электронного документооборота помогает существенно снизить прохождение документов. Притом поиск необходимого документа требуется всего несколько минут — средства поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы штрих-кодирования возможен моментальный поиск по штрих-коду. Как показывает практика, согласование документов и принятие решений по документам занимает от нескольких часов до 2-3 дней. Экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом. С обращениями граждан работа ведется оперативно и четко с соблюдением сроков — они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений.
Реализация проекта по межведомственному электронному документообороту поднимет на новый уровень обмен между государственными организациями. Так, документы из одного ведомства в другое передаются за считанные минуты, снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса, появляются инструменты для отслеживания сроков предоставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления государственных услуг. При этом документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организациях электронной подписью, внедрение которого также ожидается уже в этом году. Как признался один из чиновников, важным будет отсутствие требований дублирования бумажных документов, так как в этом случае эффект от внедрения электронного документооборота будет существенно занижен. Многого ожидают в Азербайджане и от внедрения опции поиска документов, что будет отнимать всего несколько минут и не зависеть от «первоисточника».
В Азербайджане сразу несколько ИТ-компаний занимаются разработкой решений для электронного документооборота. В основном это касается именно тех компаний, которые осуществляют реализацию проектов в области электронного правительства.
Стандартизация ИТ-систем - наиболее удобный путь развития электронного правительства, он помогает госорганам существовать в едином пространстве информации и избежать существенных затрат на интеграцию различных систем. Единый формат обмена информацией, жизненно необходимый для функционирования госорганов, наиболее полно реализовывается именно при реализации единого решения по управлению информацией, включающего не только документооборот, но и управление архивом, рабочими процессами, правилами хранения информации.
Практика показывает, что стандартное решение может применяться в различных госструктурах только в рамках канцелярского документооборота и межведомственного взаимодействия. Для решения этих задач имеет смысл использовать неких единый типовой продукт. Однако при этом каждый госорган должен иметь возможность развивать свою собственную установку этой платформы, решать на ее базе специфичные для него задачи, связанные с управлением информацией.
Скорее всего, наиболее эффективным будет привлечение одной компании, которая и внедрит в государственном секторе Азербайджана единый стандарт электронного документооборота. Исходя же из задач отдельно взятого государственного органа, можно создавать специальные приложение и форматы документов, которые востребованы именно в этой организации.
